Hoe de VUB inzet op efficiënte en geïntegreerde toegangscontrole met digitale technologie

Startpunt: introductie van elektronische toegangscontrole in studentenhuisvesting

De eerste stap naar digitaal toegangsbeheer werd gezet bij de bouw van vijf nieuwe studentenhuisvestingen en een gebouw met auditoria in 2018. “Het ging toen om ongeveer 900 elektronische toegangspunten, waarvan 750 studentenkamers,” vertelt Gilen. De keuze voor Salto, een systeem dat zowel online als offline sloten ondersteunt, bleek strategisch.

Een groot voordeel? De mogelijkheid om toegangsrechten per dienst, departement  en vakgroep toe te wijzen. “Onze dienst Huisvesting beheert de koten én beschikt over een eigen technische ploeg. Dankzij Salto konden we subset van gebruikers en deuren toewijzen aan die dienst, zonder dat onze centrale facilitaire dienst het overzicht verliest. Door die goede ervaring hebben we dit systeem daarna verder uitgebreid naar nog meer studentenhuisvestigingen.”

Mobiele toegang voor studenten en personeel

Met de opening van het nieuwe Learning & Innovation Center in april 2025 kreeg het Salto-systeem een nieuwe dimensie. Dit gebouw wordt intensief gebruikt door studenten en personeel van zowel de VUB als de ULB. De uitdaging? Eenvoudig toegangsbeheer voor een zeer brede gebruikersgroep.

De oplossing: integratie van Salto Mobile Key in de “Roamer X”-app. “Deze app laat toe om ruimtes te reserveren, verlichting en temperatuur te bedienen, en dankzij de integratie kunnen gebruikers er via hun smartphone dus ook deuren mee openen,” aldus Gilen. “Dat bespaart ons veel werk én kosten: we hoeven geen fysieke toegangskaarten meer aan te maken.”

Vlotte onboarding met ondersteuning op maat

Hoewel het gebruik van een mobiele app doorgaans vlot en transparant verloopt, erkent Gilen dat een beperkte groep gebruikers niet vertrouwd is met digitale en mobiele toepassingen. “Voor hen voorzien we nog altijd een alternatief met fysieke kaarten.” In de beginfase werd er sterk ingezet op communicatie en ondersteuning aan de toegangspoorten. “We hielpen studenten en medewerkers met het installeren van de app en het activeren van de mobiele sleutel. Na die opstartpiek verloopt het gebruik vandaag heel transparant.”

Decentraal beheer als sleutel tot efficiëntie

Een van de kernprincipes in het toegangsbeleid van de VUB is decentralisatie van beheer. “Binnen onze campus zijn er verschillende partijen die gebouwen gebruiken en beheren. Met Salto Enterprise kunnen we dat perfect faciliteren,” legt Gilen uit. De tool maakt het mogelijk om heel eenvoudig toegangen toe te wijzen via een visuele interface met een plattegrond. “Onze bewakingsploeg en de verantwoordelijken voor leslokalen gebruiken het om deuren te openen of sluiten, scenario’s te activeren bij evenementen en nog veel meer, zonder dat ze diepgaande IT-kennis nodig hebben.”

Volgende stap: geïntegreerd bezoekersbeheer en nummerplaatherkenning

De digitalisering stopt niet bij mobiele sleutels. De VUB bereidt zich voor op de overstap naar Salto IDM, het bezoekersbeheersysteem van Salto dat dan meteen ook kan worden geïntegreerd in het Salto Space toegangscontroleplatform dat de VUB reeds gebruikt. “Dit laat toe om tijdelijke toegang tot onze parkings te verlenen via nummerplaatherkenning. Het grote voordeel is dat alles binnen één platform beheerd wordt,” zegt Gilen. “Dat verhoogt de efficiëntie én de veiligheid.”

Toekomstgericht en schaalbaar toegangsbeheer

De ervaringen van de VUB tonen aan hoe belangrijk het is om als onderwijsinstelling te investeren in schaalbare, gebruiksvriendelijke toegangscontrolesystemen. “We zijn vertrokken vanuit een praktische nood, maar vandaag is het systeem een structureel onderdeel van ons facilitair beheer,” besluit Gilen.