GUNFACTOREN. De selectiefase van overheidsopdrachten ontleed (Karen Houben, the tender lab)

Negentien teams die zich organiseerden, veelvouden aan onderaannemers die zich engageerden, referenties die werden opgemaakt, documenten die werden verzameld en nagelezen. Dagen werk, verspreid over verschillende mensen en disciplines. En toch bleef al dat werk, voor 19 van de 23 kandidaten, zonder inhoudelijk gevolg.

Het is altijd spijtig om te merken dat de uitsluiting van deze kandidaten weinig te maken heeft met hun kwaliteiten als ontwerpteam, maar des te meer met hoe de selectiefase van een overheidsopdracht is opgebouwd, en in hoeverre deze principes door kandidaten correct worden beheerst.

Voor architectuuropdrachten die via een tweestapsprocedure worden gegund, verloopt de selectiefase namelijk volgens een duidelijke logica. Ze bestaat uit drie onderdelen die elk iets anders vragen van de kandidaten: uitsluitingsgronden, selectiecriteria en doorselectie.

Uitsluitingsgronden

Dit is de absolute basis. Hier kijkt de opdrachtgever of er geen juridische of formele redenen zijn waarom een kandidaat niet mag deelnemen: strafrechtelijke veroordelingen, ernstige beroepsfouten, fiscale of sociale onregelmatigheden. Deze stap is heel binair: alles is in orde, of de kandidaat wordt rechtstreeks uitgesloten.

Selectiecriteria

Ook selectiecriteria focussen uitsluitend op objectieve voorwaarden. Beschik je over de juiste erkenningen en verzekeringen? Kan je met je referenties aantonen dat je vergelijkbare opdrachten hebt uitgevoerd, binnen de gevraagde schaal, typologie en periode? Is de samenstelling van het team conform wat gevraagd wordt? Het gaat niet om overtuigen, maar om bewijzen.

Doorselectie

Pas wanneer meer dan het maximaal toegelaten aantal kandidaten aan alle uitsluitingsgronden en selectiecriteria voldoet, volgt de doorselectie. En, hoewel vaak verward met de selectiecriteria, is men hier op zoek naar iets fundamenteel anders. In deze fase worden dossiers inhoudelijk vergeleken en gerangschikt. Motivatie, relevantie van referenties, visie en aanpak geven de doorslag. Het draait niet langer om vereisten afvinken, maar om overtuigen.

Voor de overheidsopdracht met 23 kandidaten heeft deze doorselectie nooit plaatsgevonden. Simpelweg omdat te veel kandidaten al strandden bij de uitsluitingsgronden of selectiecriteria. Omdat te veel kandidaten de principes achter uitsluitingsgronden, selectiecriteria en doorselectie niet altijd scherp genoeg toepast? Het zou niet zo verwonderlijk zijn: alle drie maken ze deel uit van dezelfde selectiefase, en toch vragen ze elk om een totaal andere mindset en aanpak.

Ik vat het vaak als volgt samen:

• Uitsluitingsgronden en selectiecriteria = “afvinklijst”
• Doorselectie = “kijk-hoe-goed-ik-ben-lijst”

Snap je het verschil tussen beide door en door? Dan weet je wanneer bewijzen volstaat, en wanneer je écht het verschil moet maken. Zo krijgt je kandidatuur ook effectief de kans om inhoudelijk beoordeeld te worden en, als alles goed gaat, doorgeselecteerd te worden voor de volgende ronde.

Karen Houben heeft een zwak voor overheidsopdrachten. Na jaren praktijkervaring bij architecten en aannemers richtte ze in 2025 the tender lab op, waarmee ze architecten en andere bouwprofessionals helpt om slimmer en efficiënter aan overheidsopdrachten deel te nemen.

Vanuit haar ervaring deelt ze in de columnreeks Gunfactoren wat haar opvalt in het landschap van overheidsopdrachten en waar in de praktijk vaak onnodige fouten worden gemaakt. Ze vertrekt daarbij vanuit de overtuiging dat sterke teams vandaag soms kansen mislopen, niet door een gebrek aan kwaliteit, maar door de complexiteit van gunningsprocedures. Door die complexiteit helder te benoemen, wil ze bijdragen aan minder fouten, zodat kwaliteit en inhoud opnieuw doorslaggevend worden bij selectie- en gunningsbeslissingen.