Minder administratie, meer architectuur: PermiPro lanceert digitale vergunningsassistent

PermiPro wil die complexiteit terugdringen met een digitale vergunningsassistent die officiële data op één plek samenbrengt en toepast op een concreet perceel. Het platform ondersteunt architecten vanaf de eerste voorstudie tot de verdere onderbouwing van het dossier, zonder hun inhoudelijke beslissingsmacht over te nemen.

Versnipperde informatie

De aanleiding voor de ontwikkeling van PermiPro ligt in gesprekken met de beroepsgroep zelf. Daaruit kwam volgens medeoprichter Ewout van Betsbrugge telkens dezelfde frustratie naar voren: het vergunningsproces slorpt steeds meer tijd op door de combinatie van complexe regelgeving, veranderende voorschriften en versnipperde informatie.

“Architecten waren vroeger vooral ontwerpers, maar vandaag moeten ze heel veel verschillende hoedjes opzetten, van expert in ruimtelijke planning tot jurist”, vertelt Ewout. “Daardoor verschuift de kern van hun beroep. In plaats van te focussen op ontwerpen, zijn ze heel veel bezig met juridische zaken, administratie en opzoekwerk.”

Architecten moeten verschillende databronnen raadplegen voor ruimtelijke plannen, regelgeving, geodata, water, natuur en andere relevante thema's. Daarbij moeten ze niet alleen de juiste informatie vinden, maar ook nagaan of die actueel is en welke verplichtingen op een specifiek project van toepassing zijn.

PermiPro wil dat zoekwerk centraliseren. Het platform verzamelt daarom gegevens uit officiële Vlaamse databronnen die vandaag over een twintigtal platformen en loketten verspreid staan. “Het is geen gewoon bouwdataplatform”, benadrukt Ewout. “We zijn specifiek gespecialiseerd in vergunningen. We willen architecten begeleiden bij het interpreteren van regels en bij de toetsen en verplichtingen waaraan ze moeten voldoen.”

Starten met het perceel

De ondersteuning begint bij het vooronderzoek. De digitale assistent brengt de eigenschappen van een perceel en zijn omgeving in kaart en koppelt die aan relevante beleidskaders, voorschriften en mogelijke beperkingen. Zo krijgt de architect vroeger zicht op de haalbaarheid van een project en op knelpunten die later voor problemen kunnen zorgen.

“Architecten moeten weten hoe ze een complex project toch vorm kunnen geven, wanneer de verwachtingen van de bouwheer te ver weg liggen van de stedenbouwkundige mogelijkheden”, zegt Ewout. “Vandaag kan een dossier verschillende keren heen en weer gaan tussen architect en gemeente. Omdat daarbij telkens wettelijke termijnen gelden, kunnen projecten grote vertraging oplopen.”

Gaat de architect verder met het project, dan blijft de assistent het dossier ondersteunen. Perceelsgegevens worden gekoppeld aan de toepasselijke regelgeving en de architect krijgt zicht op welke informatie, toetsen, documenten en argumentatie nodig zijn.

Dat is geen overbodige luxe. Volgens PermiPro kunnen architecten binnen een dossier immers met tot dertig verschillende toetsen te maken krijgen. De hemelwatertoets, stikstoftoets, natuurtoets en archeologietoets zijn daar maar enkele voorbeelden van.

Architect blijft eindverantwoordelijke

Dat een deel van het opzoek- en analysewerk wordt geautomatiseerd, betekent volgens PermiPro niet dat de architect zijn expertise uit handen geeft. De assistent verzamelt informatie en doet suggesties, maar de ontwerper blijft verantwoordelijk voor de interpretatie en uiteindelijke keuzes.

“We willen die kennis en controle absoluut bij de architect behouden”, zegt Ewout. “We geven suggesties op basis van de feitelijke data die voorhanden zijn, maar de architect kan daarvan afwijken. In dat geval kunnen we wel helpen om die afwijking zo goed mogelijk te onderbouwen.”

PermiPro testte de toepassing ongeveer een jaar en verzamelde daarbij feedback van architecten. Ook kennis van gemeentelijke ambtenaren, juridische diensten en Vlaamse overheidsinstanties werd meegenomen. De software moest zo aansluiten bij de bestaande werkwijze van architecten, in plaats van een extra administratieve laag te creëren.

Ook Dirk Mattheeuws, voormalig voorzitter van Netwerk Architecten Vlaanderen (NAV) en gespecialiseerd in ruimtelijke planning, ziet een duidelijke meerwaarde in die aanpak. "Dankzij AI, digitalisering en platformen zoals PermiPro kunnen we ons nog meer focussen op onze corebusiness; creatief bezig zijn en ontwerpen, en verliezen we veel minder tijd aan administratie, iets wat we eigenlijk niet graag doen", zegt hij.

Minder heen-en-weer

De mogelijke tijdswinst stopt niet bij de voorbereiding. Ook tijdens de behandeling van vergunningsdossiers kan ontbrekende informatie voor vertraging zorgen. Bijkomende stukken en vragen leiden tot heen-en-weercommunicatie tussen de architect en de dienst Omgeving, waarbij telkens tijd verloren gaat. Door ontbrekende informatie en mogelijke knelpunten vroeger zichtbaar te maken, wil PermiPro architecten helpen om van bij de eerste indiening vollediger onderbouwde dossiers af te leveren.

“Onze doelstelling gaat echter breder dan alleen de architect”, aldus Ewout. “Als een architect met een kwalitatiever dossier en veel gerichtere vragen komt, hebben lokale besturen daar ook baat bij. Zo kunnen zij zich meer focussen op de echt ingewikkelde dossiers.”

Meer snelheid, duidelijkheid en zekerheid

Voor architecten levert PermiPro meer op dan alleen tijdswinst. Gebruikers verzamelen alle relevante perceel- en projectdata zo’n 90 procent sneller, maar even belangrijk is de helderheid die het platform brengt in ingewikkelde regels en voorschriften. Dat geeft ontwerpers vanaf de start de nodige zekerheid.

Die combinatie van sneller werken, duidelijke data en een correcte voorbereiding werkt door in het verdere traject: het verkleint de kans op fouten en beperkt het aantal correctierondes bij de gemeente.

Basisinformatie gratis toegankelijk

Een groot deel van PermiPro wordt gratis toegankelijk. Architecten kunnen er gecentraliseerde data raadplegen en een eerste voorstudie van een perceel uitvoeren. Wie de interactieve assistent vervolgens wil inzetten voor de verdere begeleiding van een concreet dossier, om rapporten of een motiveringsnota te genereren of om toetsen te maken, betaalt per perceel.

Na ongeveer een jaar ontwikkelen en testen wordt de vergunningsassistent nu officieel gelanceerd. PermiPro wil zo het voorbereidende werk vereenvoudigen, terwijl de architect degene blijft die analyseert, afweegt en beslist. Zo gaat er minder tijd naar het zoekwerk voor wat mag en moet, en meer naar het bepalen van wat er ontworpen kan worden.