INTERVIEW. “De vergunningsaanvraag wordt een vak op zich: tijd voor een permitmanager?”

Nog voor een vergunningsaanvraag wordt samengesteld, moet duidelijk zijn welke onderzoeken en expertises daarvoor nodig zijn. Hoe ambitieuzer en complexer een project, hoe belangrijker het wordt om vroeg met vergunningverlenende en adviserende instanties rond de tafel te zitten. Al krijgt dat vooroverleg niet bij elk project dezelfde vorm. “Bij wedstrijden voor grotere publieke projecten ligt vooraf vaak al een uitgebreid stedenbouwkundig kader op tafel. Architecten bevinden zich op dat moment bovendien in een concurrentiepositie, waardoor rechtstreeks overleg niet altijd mogelijk is”, vertelt Bram Aerts. “Bij private projecten varieert de aanpak sterk. Voor een groot project in Antwerpen bijvoorbeeld, voert de ontwikkelaar zelf op regelmatige basis overleg met de stad. Wij haken daar als architect als het ware op aan. De bouwheer heeft de randvoorwaarden al grondig uitgezocht en legt ons die uit voor we echt beginnen, zodat we geen tijd verliezen aan oplossingen die toch niet haalbaar zijn.”

 “Hoe beter architecten vooraf geïnformeerd zijn over regels, geodata en de context van een perceel, hoe minder zo’n gesprek met de vergunningverlenende overheid nog hoeft te gaan over basisinformatie”, vult Corneel Pollefeyt aan. “Dan kun je sneller spreken over de visie van het project, goede ruimtelijke ordening en kwaliteit. En dat is waar PermiPro zich positioneert. Het platform brengt relevante informatie over een perceel samen en probeert vroeg duidelijk te maken welke aandachtspunten, risico’s en bijkomende onderzoeken een rol kunnen spelen.”

Naar analogie met bidmanager

Toch blijft bij grotere dossiers een andere vraag overeind: wie bewaakt het volledige vergunningstraject? Voor Bram Aerts is dat vandaag te vanzelfsprekend de architect. “Wij zijn sterke pleitbezorgers van een zogeheten permitmanager, iemand die zich uitsluitend daarmee bezighoudt”, zegt hij. “Wij willen liefst een zo goed mogelijk project maken en minder de regisseur zijn van alle knowhow en disciplines die aan een omgevingsvergunningsaanvraag moeten bijdragen. Want die regierol reikt ver; vandaag moeten wij als architect achterhalen welke studies nodig zijn, specialisten zoeken of contracteren, hun opdrachten helpen afbakenen en vervolgens de resultaten coördineren. Het gaat daarbij onder meer over mobiliteit, overstromingsrisico’s, wind, daglicht, stikstof en biodiversiteit. Vroeger kon ik nog begrijpen dat dit bij de architect zat, maar ik vind dat het stilaan zo’n gespecialiseerde materie wordt dat dit best een aparte rol is.”

Hij vergelijkt de permitmanager met een bidmanager bij een groot design-and-builddossier. “Het is iemand die het proces bewaakt en erop toeziet dat geen essentieel onderdeel ontbreekt.”

Een anekdote maakt duidelijk hoe breed die expertise intussen reikt. Voor een project moest zijn bureau zich verdiepen in een beschermde kikkersoort op het terrein. “We hebben daar al drie vergaderingen over gehad. Mensen komen bij ons werken omdat ze architect willen zijn. Als we ons vervolgens in zulke dossiers allemaal moeten verdiepen, denk ik soms: zijn we nog met de juiste dingen bezig?”

Armand Eeckels (h)erkent de behoefte. “Als iemand anders de coördinatie van alle disciplines rond de vergunningsaanvraag op zich neemt, kunnen wij ons als architect weer meer op onze eigenlijke ontwerpopdracht concentreren.”

Ook voor Corneel Pollefeyt komt die behoefte allesbehalve uit de lucht vallen. “Het doel van PermiPro is net een deel van die permitmanagerrol digitaal op te nemen. Het platform screent een perceel onder meer op relevante geodata, aanwezige soorten, water- en bodemproblematieken en andere mogelijke risico’s, zodat sneller duidelijk wordt welke toetsen en adviezen nodig zijn”, vertelt hij. “Voor de ontwikkeling van PermiPro hebben we meer dan tweehonderd architecten bevraagd. Daaruit kwam telkens opnieuw naar voren hoeveel tijd er gaat naar het uitzoeken van dergelijke noodzakelijke toetsen, studies en risico’s.”

Meer dan 10.000 stedenbouwkundige documenten

De hoeveelheid informatie waarmee architecten worden geconfronteerd, is dan ook aanzienlijk. Alleen al aan RUP’s, BPA’s, gewestplannen en andere stedenbouwkundige documenten telt Vlaanderen volgens Corneel Pollefeyt meer dan tienduizend documenten. Beleidsplannen en gemeentelijke richtlijnen zijn daar nog niet bij inbegrepen.

Dat lijkt een gedroomd terrein voor software en artificiële intelligentie. Toch waarschuwt Corneel Pollefeyt ervoor om digitalisering gelijk te stellen aan een volledig geautomatiseerde vergunning. “Digitalisering kan helpen om die informatie te structureren en repetitief zoekwerk te verminderen, maar de menselijke component mag niet verdwijnen – vandaar mijn steun voor het idee van een permitmanager”, klinkt het. “Bij een vergunningstraject zijn verschillende partijen betrokken: de aanvrager en opdrachtgever, de vergunningverlenende overheid en vaak ook de omgeving. Digitalisering die zulke menselijke afwegingen probeert weg te automatiseren, schiet haar doel voorbij. Digitalisering die administratieve ruis uit het gesprek haalt, creëert juist ruimte voor inhoudelijke discussie.”

Volledige automatisering is volgens Armand Eeckels ook niet evident omdat vergunbaarheid geen eenmalige toets is van een vaststaand ontwerp, maar telkens opnieuw moet worden beoordeeld naarmate het ontwerp evolueert. “De vergunbaarheid moet doorheen het hele traject bewaakt worden: in elke fase moet die check gebeuren, van schetsontwerp en voorontwerp tot het definitieve ontwerp en de eigenlijke vergunningsaanvraag. En ook op de werf moet je de vergunning op de achtergrond blijven houden en zorgen dat je er geen inbreuk op maakt.”

Toepasselijke quote Leo Van Broeck

Het slotwoord is voor Armand Eeckels. Of toch gedeeltelijk. “Ik wil graag nog Leo Van Broeck citeren, die van 2016 tot 2020 Vlaams Bouwmeester was. ‘Regelgeving is misschien wel de meest onderschatte vorm van ontwerpen’ liet hij eens optekenen in een gepubliceerd interview. Dat citaat onderschrijf ik helemaal en is wat mij betreft een uiterst beknopte samenvatting van alles wat hier werd verteld”, besluit hij.